Chefskap.se

Det är mycket som ska fungera på en arbetsplats. När saker och ting inte fungerar optimalt finns en risk att arbetsprocessen blir förslöad och om klimatet på arbetsplatsen inte är trivsam så finns en påtaglig risk att personal blir oengagerade och tappar motivation. För att en arbetsplats ska fungera optimalt krävs det därför att någon har koll på den övergripande arbetssituationen.

Här handlar det om chefskap som är värdefull för hela verksamheten. En bra chef bör kontinuerligt ha koll på verksamhetens olika processer och att personalen trivs. Men vilka viktiga egenskaper bör en chef egentligen ha? Det ska vi titta lite närmare på nedan.

Lyhördhet

En chef måste ha koll på verksamheten och hur personalen uppfattar sin arbetssituation. En chef som är lyhörd och kan läsa in omgivningen blir öppen för konstruktiva åtgärder. Utan vetskap om verksamhetens processer och hur personalen har det så mals allting på i samma gamla hjulspår och då finns en övervägande risk att inga förändringar sker i situationer då förändringar verkligen krävs.

Förmåga att kunna fördela ansvaret

En god chef bör inte vara rädd för att delegera uppgifter. Om flera hjälper till brukar oftast kvalitén höjas eftersom allas kompetenser bidrar till det. En chef måste således våga tilldela uppgifter och tro på sina medarbetares kompetenser. Det handlar helt enkelt om att släppa på det egna ansvaret och fördela det över fler personer.

Tydlighet

För att det inte ska bli extraarbete eller att arbete gös felaktigt eller i onödan är det viktigt att kommunikationen på arbetsplatsen är god. De uppgifter som ska utföras måste redogöras och förklaras tydligt, vilket chefen ansvarar för. Som chef är det viktigt att kommunicera visisonen för företaget så att alla i organisationen drar åt samma mål. Därtill måste chefen vara lyhörd inför om en uppgift känns för utmanade för en anställd. Då är det viktigt att den anställde känner sig trygg nog att be om hjälp.

Målfokuserad

Att leda en organisation är långt ifrån en ihållande dans på rosor. Tillvaron kommer innehålla både bättre och sämre perioder. Det kan rentav uppstå perioder då företagets framtid inte tycks bli enligt uppsatt plan eller mål. En chef får i ett sådant läge inte drabbas av panik och istället se till att motivationen hålls vid liv för alla inblandade. Chefen måste hålla ihop verksamheten och aldrig ge upp sina mål, vilket är ett stort men mycket viktigt ansvar.

Inspirera

En engagerad chef medför mer motivation. Som chef är det viktigt att visa att man jobbar minst lika hårt som alla andra och genom att visa engagemang kommer chefen i högre grad bli respekterad och blir en inspiration för andra att visa samma energi och driv. Att inspirera de anställda är en bra kvalitet om du vill att de ska nå framtida mål.

Beröm och uppmuntran

Givetvis bör man som chef inte vara rädd för att kunna ge konstruktiv kritik för att förfina och utveckla processer och personer. Det kan dock bli problematiskt om beröm och uppmuntran glöms bort. Att ge någon beröm för gott utfört arbete ger ytterligare drivkraft inför nya arbetsmoment. Beröm kan forma en fortsatt process eftersom beröm syftar till att uppmärksamma önskvärt beteende. De är en del av tydligheten i att förstå hur vissa uppgifter bör utföras.

Vi har tidigare på chefskap.se talat om hur viktigt det kan vara att delegera arbetsuppgifter i många situationer, men här tänkte vi titta på tre situationer då du inte bör delegera vilket är viktigt känna till som chef.

1. Om du inte kan ge tydliga instruktioner

Alltför många gånger delegerar chefer arbetsuppgifter med otydliga instruktioner som gör den som ska utföra uppgifterna osäker på vad som egentligen ska göras. Det här kan antingen göra att arbetsuppgifterna blir halvdant genomförda eller att du hela tiden blir störd i ditt arbete för att din medarbetare måste vända sig till dig när det är något han eller hon undrar över. Nej, om du ska delegera måste du ge tydliga instruktioner. Om du inte själv vet hur ett problem ska lösas eller hur en arbetsuppgift riktigt ska utföras och din medarbetare inte vet det bör du skjuta upp delegeringen tills du vet hur ni ska gå tillväga.

2. Delegera inte för att du själv inte kan lösa ett problem

Du ska inte delegera för att du inte själv vet hur du ska lösa ett problem, det är knappast ett bra chefskap. Förvisso är det inte alltid helt fel att delegera ett problem till en person eller en avdelning som är specialiserad på ett område, men problem och arbetsuppgifter som du själv ansvarar för och borde ha kunskap om bör du inte delegera för att du inte vet hur du ska gå tillväga. Då är det bättre att du sätter dig in i problemet vilket även bidrar till din egen kompetensutveckling.

3. Delegera inte alltför viktiga arbetsuppgifter

Det finns uppgifter som du säkert skulle kunna delegera till någon som skulle kunna utföra dem lika bra som du men som du ändå inte bör lämna över på någon annan. Det kan vara en uppgift som är kritisk för företaget eller en uppgift då mycket pengar står på spel. I sådana situationer är det bäst att du som chef tar hela ansvaret för uppgiften och inte lämnar över ansvaret på någon annan, det ingår i ett bra chefskap.

Även en chef kan göra misstag, det kommer du som chef aldrig kunna undvika. Men det finns vissa misstag som du kan undvika bara du känner till dem. Därför ska vi här på chefskap.se visa dig 6 misstag du som chef bör undvika.

6 misstag du som chef du bör undvika

1. Du har för många bollar i luften. Att ha för många bollar i luften samtidigt är ett klassiskt misstag som många chefer gör. Om du försöker utföra för många arbetsuppgifter samtidigt blir det svårt att göra något ordentligt, och dessutom kommer du bränna ut dig. Sätt dig istället ner och gör en prioriteringslista och försök delegera vissa arbetsuppgifter om det går. Be gärna om råd från dina närmaste kollegor. Det har inget med svaghet att göra, det är en styrka som de flesta medarbetare förstår och uppskattar. Det är helt enkelt grunden för ett bra chefskap.
2. Du förväxlar arbetsinsats med resultat. Många chefer tror att bara de jobbar stenhårt så gör de ett bra jobb, men så är det inte alltid. Du ska inte mäta din framgång som chef baserat på arbetstid utan på resultat. Det är resultatet som räknas, inte arbetstiden, även om hårt arbete ofta ger bra resultat.
3. Du litar inte på dina medarbetare. Det här har vi skrivit om tidigare på chefskap.se under delegera arbetsuppgifter som chef, men det tål att påpekas igen. Om du inte riktigt litar på dina anställda finns det risk att du försöker detaljstyra företaget och det är varken bra för dig eller dina medarbetare. Du måste kunna lita på dina medarbetare och delegera arbetsuppgifter.
4. Du blundar för det dåliga. Det finns risk att man som positiv chef omedvetet filtrerar bort problemen ur hjärnan och bara fokuserar på det som är bra. Gör inte det. Om du blundar för problemen finns det risk för att de bara växer. Då är det bra mycket bättre att ta tag i det jobbiga först och sedan fokusera på det som redan är bra.
5. Du tar på dig offerrollen. Det är aldrig bra att se sig själv som ett offer och skylla på andra om något på företaget funkar dåligt. Det är faktiskt du som är chef och är ytterst ansvarig för företaget så gör något åt problemet istället. Det är ett bra chefskap.
6. Du väntar med att agera tills dina högre chefer gett dig klartecken. Fel! Okej, du bör inte fatta beslut och genomföra arbetsuppgifter som du måste få klartecken för, men då måste du trycka på uppåt och förklara att du måste få ett svar så snart som möjligt så att du kan göra ditt jobb. Det visar bara att du är en handlingskraftig chef. Diskutera även med ledningen vilka befogenheter du egentligen har så att du vet vad för beslut du får fatta utan godkännande uppifrån. Det är inte alltid så självklart.

Det är inte alltid så lätt att veta hur man ska agera första gången man hamnar i chefsposition, därför ska vi på chefskap.se ge dig några bra tips på hur du bör gå tillväga om du är ny som chef. Dessa tips gäller både dig som har fått anställning som chef på ett nytt företag och för dig som blivit befordrad till chef på det företag du redan arbetar på.

Arbeta på din image från dag 1

Det är mycket viktigt att du på en gång sänder ut rätt signaler, visar vem du är och hur du är som chef inför medarbetarna. Om du framstår som svag och lättmanipulerad eller verkar alltför hård och oresonlig blir det mycket svårt att tvätta bort dessa stämplar och om du lyckas göra det kommer personalen att bli förbryllad och inte veta var de har dig. Sånt här skapar förvirring och det är inte alls bra. Nej, du måste på en gång markera vem du är och hur du är som chef så att personalen vet hur de ska förhålla sig till dig.

Använd bollplank

Som ny chef kommer du många gånger hamna i situationer som du inte har erfarenhet av och det är inte alltid så enkelt att veta hur man ska lösa alla problem. Därför är det alltid bra att ha ett bollplank. Bolla dina funderingar med en chef som arbetar inom ett annat område, en högre chef eller din tidigare chef om han eller hon är kvar på företaget. Det här brukar emellertid inte vara några problem eftersom de flesta företag ser till att du får en mentor i början. Var inte rädd för att ställa frågor till mentorn och till andra som befinner sig chefsposition.

Om du har blivit befordrad till chef

Om du har arbetat dig upp till en chefsposition och blivit chef över dina tidigare kollegor gäller det att hitta en bra balans mellan vänskap och ditt chefskap. Du är inte längre bara en i gänget och måste därför tydligt visa att du har en annan roll nu, men samtidigt bör du behålla vänskapen eftersom dina tidigare kollegor annars kan tycka att du gör dig märkvärdig och att du känns falsk. Det skapar dålig stämning på arbetsplatsen.

Tala tydligt om för dina tidigare kollegor vad du har för krav och vad du förväntar dig av dem och vad de kan förvänta sig av dig och ditt chefskap. De måste vara medvetna om att du kanske kommer att kritisera dem och diskutera sånt som inte fungerar. Det här behöver inte förstöra er vänskap, men tänk på att du aldrig riktigt kan vara en i gänget om du är chef, för om du är det riskerar respekten för dig som chef att försvinna.

1. Var tydlig och skapa mening. Dina medarbetare bör klart och tydligt få veta vad som förväntas av dem och vilket betydelse det arbete de utför har för företaget. Medarbetare som vet vad de ska göra och varför de ska göra det blir motiverade och presterar bättre.

2.  Ge regelbunden feedback. Att ge konstruktiv feedback är oerhört viktigt. När du ger beröm motiveras medarbetarna och ger dem större självförtroende som förbättrar deras prestationer. Kritik bör framföras sakligt men bestämt och du bör tillsammans med medarbetarna komma fram till en lösning på problemen.

3. Var dig själv och visa glädje. En chef behöver inte vara stenhård och gömma sig bakom en mask, en chef är också en människa. Även om du har rollen som chef kan du ändå vara personlig, visa äkta glädje och visa att du gillar att umgås med dina medarbetare. Det förbättrar stämningen på arbetsplatsen och gör att medarbetarna trivs bättre.

4. Du måste kunna hantera konflikter. En chef får aldrig gömma sig på sitt kontor om han hamnar i konflikt med sina medarbetare eller om medarbetarna hamnat i konflikt med varandra. Ett sånt beteende gör att folk mår dåligt, säger upp sig och att företaget fungerar sämre. Du måste kunna sätta dig ner med dina medarbetare och tillsammans med dem komma fram till en lösning på konflikten.

5. Reflektera över ditt chefskap. Var självkritisk när det gäller din roll som chef och fundera på vilka vad du har för bra sidor och vilka sidor som bör förbättras. Ställ dig frågor som: Brister jag i kommunikation? Ger jag positiv feedback för sällan? Är jag för avskärmad från dina medarbetare? Är jag får hård? Är jag för mjäkig?

Att vara chef är så mycket mer än att bara högre lön och en fin titel. Många chefer har ett stort ansvar och arbetar under stor press med en hel del negativ stress som en följd av detta. Chefer inom offentlig sektor har störst personalansvar, men där finns också den mest utsatta situationen vad gäller mobbing och utbrändhet. I en artikel i tidningen Chef. kan man läsa att var fjärde chef funderat på att sluta pga konflikter på arbetsplatsen.

Hur blir man en ledare då?

Många funderar över det här om man föds som ledare eller blir det av erfarenhet och vilja. Ja, ett visst anlag behöver man nog ha. Man måste tro på sig själv för att andra ska tro på det du säger, man ska kunna delegera, man ska kunna risa och rosa. Man kan definiera ledarskap så här: Leadership is a process by which a person influences others to accomplish an objective and directs the organization in a way that makes it more cohesive and coherent. Ledarskap är en process genom vilken en person påverkar andra att uppnå ett mål och leder organisationen på ett sätt som gör den mer sammanhängande och konsekvent.

Vad får en människa att vilja följa en ledare?

Du måste ha en ärlig uppfattning om vem du är, vad du vet och vad du kan göra. När en person avgör om hon respekterar dig som ledare tänker hon inte på dina attribut, snarare konstaterar hon vad du gör så att hon kan veta vem du egentligen är.

This definition is similar to Northouse’s (2007, p3) definition — Leadership is a process whereby an individual influences a group of individuals to achieve a common goal.

Som chef har du ofta ett späckat schema för att hinna med allt som ska göras. En av dina uppgifter är att få dina medarbetare att känna glädje och motivation till sitt arbete. Genom att delegera arbete åt dina anställda så får du en bättre arbetsmiljö för dig själv och din personal får känna utveckling och medansvar för företagets utveckling.  Delegera står för att lämna över beslut på någon annan.

Genom att delegera så får du din personal att växa och bli mer kompetenta i sin yrkesroll. En medarbetare som får förtroendet att ta beslut blir mer fokuserad på att nå bästa resultat för företaget. Och du som chef får mer tid att fokusera på din roll som chef, att styra företaget i rätt riktning och säkerhetsställa att det sker.

Att tänka på vid delegering

• Om du känner dig osäker på din medarbetares kompetens så börja med mindre uppgifter som dem förmodas klara av.
• Var noga med att förklara i detalj vad som förväntas av din medarbetare, vad som ska göras, vad det får kosta och när det förväntas vara klart.
• Tänk också på att följa upp delegering med ett samtal. Positiv och negativ feedback är viktig för den anställda ska tillgodogöra sig den kunskap som delegeringen gett.

Ledarskap

Vad innebär egentligen ledarskap? Det finns olika definitioner på det. Vissa säger att den enda definitionen av en ledare är de som har följare. Andra beskrivningar har varit att ledarskap handlar om att få alla medarbetare att med beslutsamhet och entusiasm sträva mot samma mål. Ledare blir du genom ditt sätt att vara och hur du påverkar andra.

Hur som helst så handlar ledarskap om att få med dina medmänniskor och medarbetare, att arbeta i grupp och sträva framåt mot ett gemensamt mål. En bra ledare lyckas med det genom att vara delaktig istället för styrande.

Hur är en bra ledare?

Några kännetecken på en bra ledare:

• Goda ledare söker vishet
• Goda ledare har en inspirerande vision
• Goda ledare växer i motgång
• Goda ledare bygger positiva relationer
• Goda ledare söker självkännedom
• Goda ledare lever som de lär.
• Goda ledare tar tillvara på tiden
• Goda ledare skapar vägledande värderingar

Hur blir man en bra ledare?

Att bli en bra ledare handlar inte bara om utbildning utan om hur du är som person. Alla passar inte helt enkelt till att vara ledare. Men givetvis är det bra att gå en grundläggande utbildning i ledarskap. Till det behövs även andra kunskaper som:

• Att vara bra på att lyssna och inte vara rädd att fatta beslut
• Vara bestämd, rättvis och inte favorisera
• Vara rak och ärlig men hård och rättvis
• Man ska föregå med gott exempel och framför allt inte glömma sina egna misstag
• Ha en positiv bild av dig själv och andra
• Var hörsam och medgörlig, hellre kamrat än att spela Gud
• Lita på dina medarbetare och försök att styra så lite som möjligt

Att vara chef innebär många förpliktelser. Som chef har du ansvar för det företag, den avdelning eller den myndighet du företräder.

Du måste leverera och visa upp goda resultat.  En chef får inte vara rädd för att konfrontera personalen om den inte gör sitt jobb och inte uppfyller de krav som ställs, men en chef ska inte agera diktator och lägga sig i varje detalj i det dagliga arbetet. Företaget eller myndigheten måste ha kompetenta medarbetare som får uppmuntran när det är tufft och beröm när det går bra.

Tiden är förbi då en hårdnackad chef likt en diktator styrde och ställde och gav sin personal utskällningar vid varje misstag.  Det är möjligt att denna tid inte är över i alla företag, men den moderna chefen måste kunna delegera och lita på sin personal, både för sin egen skull, personalens skull och för företagets skull.

Här följer exempel på två mycket olika strategier som en chef kan använda sig av.

Exempel 1

I det första exemplet vill jag berätta om en bekant som arbetade på en restaurang där personalen trivdes bra.  Lönen var rätt usel och arbetstiderna likaså (de jobbade trots allt i en restaurang), men de hade ”frihet med ansvar”, det vill säga att deras chef litade på att personalen gjorde sitt jobb. Restaurangen gick bra och gästerna trivdes.

Efter ett ägarbyte fick personalen en chef som bestämde allt in i minsta detalj. Trots att han inte hade någon erfarenhet av restaurangbranschen och matlagning bestämde han, inte kocken, vilka maträtter som skulle finnas på menyn. Flera av maträtterna tog alltför lång tid att tillaga för att serveras på en restaurang ansåg kocken, men chefen ignorerade hans argument.  Detta resulterade i att gästerna ibland fick vänta i 45 minuter på sin beställning trots att restaurangen nästan var tom, vilket ledde till missnöje hos gästerna.

Chefen gjorde flera fundamentala misstag. Han styrde företaget med en järnhand, tog inte vara på den kompetens som fanns och litade inte på sin personal.  Resultatet blev ett misslyckande. En efter en sade personalen upp sig och ny oerfaren personal tog vid och gästerna skingrades.

Exempel 2

Det andra exemplet är taget från min tid på en redaktion på SVT.  Jag arbetade som planeringsredaktör på Studio 24 som var ett nyhets- och samhällsprogram. Redaktionen hade morgonmöte varje dag och redaktören bestämde tillsammans med mig, journalisterna och programledaren vad som skulle göras under dagen. Redaktören hade naturligtvis alltid sista ordet. Han var trots allt chef.  Efter mötet arbetade alla efter den överenskomna planen och gjorde sitt jobb. Redaktören och jag, som hade ansvaret för att personalen skulle hinna bli klara innan sändning,frågade regelbundet journalisterna och programledaren hur långt de kommit. Om någon körde fast och behövde hjälp gav jag assistans.

Resultatet var lyckat. Sändningarna blev lyckade och vi levererade i tid. Många stora programledare på SVT tyckte alltid att det var kul att arbeta på Studio 24 för att det var en härlig redaktion.

Här gjorde redaktören och jag rätt. Istället för att leda redaktionen med en järnhand tog vi vara på den kompetens som fanns och litade på vår personal.

Som chef har du ett tungt ansvar. Om företaget går omkull eller ett projekt faller så är det ditt ansvar. Du kan inte skylla på din personal. En bra ledare ser till att ha en självgående och entusiastisk personal, men det är du måste se till att ni lyckas. Det är ditt jobb. Du ska inte försöka vara kock eller videoredigerare eftersom du inte är anställd som kock eller videoredigerare. Du är anställd som chef. Dina egna arbetsuppgifter blir lidande om du inte klarar av att delegera på ett effektivt sätt. Du ska göra det som du är bäst på, dina anställda ska göra det som de är bäst på.

En chef ska leda sina medarbetare och se till att jobbet blir gjort.

En bra chefsrelation är mer än bara löneförhandling  och utvecklingssamtal

För att kunna skapa en bra relation mellan dig som chef och medarbetare så räcker det inte med det obligatoriska årliga utvecklingssamtalet och löneförhandlingen. Ni
Ni måste arbeta aktivt med dagligt engagemang. Chefen ska representera ett coachande ledarskap.
Det ska inte vara så att de anställda tänker något i stil med: “Åh nej, nu har jag möte med chefen.”
Istället kanske du kan få dem att tänka: “Intressant. Nu ska jag träffa chefen – Jag kanske kan lära mig något.”
För att dina anställda ska kunna känna så måste du släppa taget lite ibland och inte vara för hård. Gör så att dem vill lyssna på dig när du förklarar något och att de vågar fråga dig när de är osäkra i syfte att utveckla sin kompetens.