Att bokföra direkt på nätet, alltså att bokföra online, kallas för E-Bokföring. Det finns i dagsläget bara några större aktör som erbjuder E-Bokföring, och det är Speedledger, Visma, Zervant och BL ebokföring (Björn Lunden Information AB), . De olika större bankerna erbjuder nämligen var för sig E-Bokföring utan att tala särskilt högt om vilket företag som står bakom. Det visar sig dock att E-Bokföring i allmänhet har en hel rad fördelar trots vissa nackdelar.
Så fungerar E-Bokföring
E-Bokföring kopplas ihop med ett företags Internetbank hos de banker som erbjuder det, exempelvis Swedbank och Handelsbanken. Bokföringen dyker då upp som en extra modul i Internetbanken – man skulle nästan kunna tro att det varit där hela tiden fast man inte sett det. Integreringen är fullständigt sömlös vilket på ren svenska betyder att det är otroligt enkelt, smidigt och inte kräver några tekniska förkunskaper. Inget program laddas ner utan allt körs i webbläsaren precis som Internetbanken.
För att komma igång knappar man bara in aktuella siffror (lämpligt är att börja vid ett månadsskifte eller allra helst i början av ett nytt räkenskapsår, men det är inget krav) och sedan fortsätter man bara eftersom. Efter några enkla inställningar är man igång och kan börja bokföra. Själva modulen ser ut som en blandning mellan din vanliga Internetbank och ett traditionellt bokföringsprogram – textlänkar istället för knappar, men samma namn och funktioner. Har man bokfört tidigare kan man utan större problem få upp farten och är man nybörjare är det faktiskt tänkbart att E-Bokföring är det enklaste sättet att börja på över huvud taget.
De flesta funktioner som finns i ett vanligt bokföringsprogram finns även i E-Bokföring, och utöver grundfunktionerna kan man köpa tillval såsom fakturering och kundreskontra. Till skillnad från klassiska bokföringsprogram så hyr man E-Bokföring, vilket innebär att det kan verka bli dyrt på sikt, men så är faktiskt inte nödvändigtvis fallet.
Fördelar med E-Bokföring
Det finns massor av fördelar med E-Bokföring, men huvudsakligen är det tre fördelar som är avgörande. Den första är autokontering – vilket kan beskrivas som ett smart, förenklat sätt att kontera affärshändelser. E-Bokföringen lär sig nämligen hur du har konterat tidigare och ger dig förslag baserat på hur du tidigare har gjort. Efter ett tag kan man därmed bara godkänna förslagen efter att ha granskat dem, och kan i teorin kontera hundratals händelser på bara någon minut. I praktiken är det sällan så perfekt eftersom det dyker upp nya kunder och leverantörer lite nu och då för många företag, men oavsett vilket så underlättar det.
Den andra stora fördelen är att plattformen ligger på nätet. Många som är vana att bokföra med ett program kan känna sig lite tveksam över detta, och särskilt att man hyr plattformen istället för att köpa. Men genom att hyra så betalar man inte heller några stora startkostnader (ett vanligt bokföringsprogram, som man köper en gång, motsvarar ungefär en årshyra av E-Bokföring). Dessutom vet alla som bokför i köpta program att uppdateringar av programmen krävs från tid till annan och dessa är sällan gratis för alltid. Kostnaden kan därmed bli högre, om man har otur, när man köper ett program. Genom att bokföra på nätet har man alltid den senaste versionen och behöver aldrig installera några uppdateringar, eller köpa dessa för den delen – allt bara fungerar.
Den tredje stora fördelen är att allting är säkerhetskopierat. Bokföring är livsviktig för ett företag och bokför man på datorn gäller det att ha CD-skivor, USB-minnen eller utskrifter. Man kan förstås inte bara ha en kopia på datorn eftersom datorn kan gå sönder, stjälas eller liknande och försvinner bokföringen riskerar man dryga konsekvenser. Med E-Bokföring kan du spara kopior lokalt på din dator, men du har också säkerhetskopior (automatiskt) genom Internetbanken. Om olyckan är framme kan man helt enkelt byta dator, logga in och så är man igång igen utan att en enda minut går till spillo.
Så kommer du igång
Du beställer E-Bokföring via din kontaktperson på ditt lokala bankkontor. Ofta kan man prova på E-Bokföring i några veckor eller rentav månader för att se hur det fungerar, och de flesta som gör det byter inte tillbaka. Om ni inte verkligen behöver någon särskild funktion i ert nuvarande bokföringsprogram, så är fördelarna med E-Bokföring övervägande. Prova själv – det är lätt och faktiskt lite roligt.
Bilden visar hur det kan se ut i Speedledger ebokföring.
