Reisekostenabrechnung
Buchung einer Dienstreise
Jede Dienstreise ist spätestens 3 Arbeitstage vor Reiseantritt per elektronischem Antragsformular (s. Intranet) zu beantragen.
Ausnahme: Dienstreisen, die einen Flug beinhalten, sind spätestens 14 Tage vor Reiseantritt zu beantragen, damit eine termingerechte Buchung möglich ist.
Ausgenommen sind auch eintägige Arbeitsbesuche an einen anderen 1&1-Standort. Pool-/Mietfahrzeuge oder Bahntickets dafür bitte wie üblich reservieren/buchen und nicht den elektronischen Antrag verwenden.
In dem Antrag werden alle für eine Dienstreise erforderlichen Daten abgefragt und in „konzentrierter Form“ unserer internen Reisebuchungsstelle zur Verfügung gestellt.
Mit dem elektronischen Dienstreiseantrag ist ein Genehmigungsverfahren verknüpft, ähnlich wie bei unserem Urlaubs-Tool. Wird die Dienstreise vom Vorgesetzten genehmigt, erfolgt eine automatische Benachrichtigung unserer internen Reisebuchungsstelle, die darauf hin alle erforderlichen Buchungen vornimmt und anschließend die gebuchten Tickets etc. an den Mitarbeiter ausgibt.
Ohne genehmigten Antrag kann keine Buchung erfolgen!
Was sind Reisekosten?
Reisekosten sind alle Mehraufwendungen, die im Rahmen einer betrieblich veranlassten Reise entstehen. Dazu zählen:
1. Fahrtkosten
PKW:
Grundsätzlich müssen für Dienstreisen die vorhandenen Pool-Fahrzeuge benutzt werden.
Steht kein Pool-Fahrzeug zur Verfügung, ist ein Mietwagen (AVIS) zu benutzen.
Pool-/Mietfahrzeuge sind immer vollgetankt zurückzugeben. Die Tankkosten werden lt. Beleg erstattet.
Hinweis: Aus steuerlichen Gründen kann nur der Original-Tankbeleg akzeptiert werden, keine Kreditkartenabrechnungen.
Der Privat-PKW darf nur benutzt werden, wenn kein Pool-Fahrzeug/Mietfahrzeug zur Verfügung steht, oder wenn die Kosten für die Privat-PKW-Nutzung niedriger sind, als die für alternative Transportmittel.
Wird der private PKW benutzt, ist dies in dem am Empfang/Administration hinterlegten Fahrtenbuch vorab einzutragen. Nur so ist Versicherungsschutz gewährleistet.
Für die Benutzung des eigenen PKW werden für jeden gefahrenen Kilometer EUR 0,30 ersetzt. Mit der Zahlung der Kilometerpauschale sind alle anfallenden Kosten für die PKW-Benutzung abgegolten. Ausgenommen hiervon sind Parkgebühren, die nach Beleg erstattet werden.
Die mit dem Privat-PKW dienstlich gefahrenen Kilometer sind im Reisekostenabrechnungsformular (s. Intranet) einzutragen.
Bahn:
Für Bahnfahrten buchen wir grundsätzlich Fahrkarten 2. Klasse.
Flug:
Bei Entfernungen < 300 km (bzw. entsprechende Entfernung in Meilen) sind Flugbuchungen nur dann zulässig, wenn andere Transportmittel auf Basis des Fremdkostenvergleichs nachweislich teurer sind.
Innereuropäisch sind ausschließlich Economy Class Flüge gestattet.
Im erweiterten EU-Raum gilt als Obergrenze max. EUR 400,-- pro Flug (Hin- und Rückflug)
Für Flüge in europäische Länder, die nicht zur EU gehören, gilt eine Preisobergrenze von max. EUR 700,-- pro Flug (Hin- und Rückflug).
Transatlantische Flüge sind mit Genehmigung des jeweiligen Vorstandes auch als Business Class Flüge möglich.
Generell gilt: Für Flüge innerhalb geschlossener Landesgrenzen werden Economy Class Tickets gebucht.
2. Verpflegungsmehraufwendungen
a) Verpflegungsmehraufwendungen bei eintägigen Arbeitsbesuchen zwischen den verschiedenen deutschen 1&1-Standorten
Die mit eintägigen Arbeitsbesuchen zwischen den Standorten
Montabaur Û Karlsruhe
Montabaur Û Zweibrücken
Karlsruhe Û Zweibrücken
Karlsruhe Û München
verbundenen Verzehrkosten werden nicht als Verpflegungsmehraufwendungen erstattet.
b) Dienstreisen innerhalb Deutschlands (ausgenommen s. 2.a)
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands werden die max. steuerfrei erstattbaren Verpflegungsmehraufwendungen gezahlt, die von der Dauer der Dienstreise abhängig sind:
mind. 8 Stunden, weniger als 14 Stunden Abwesenheit: EUR 6,--
mind. 14 Stunden, weniger als 24 Stunden Abwesenheit: EUR 12,--
24 Stunden Abwesenheit: EUR 24,--
c) Auslandsdienstreisen
Für Auslandsdienstreisen gilt, dass Mehraufwendungen für Verpflegung "verursachungsgerecht" erstatten werden. D. h. dass, was der Mitarbeiter für seine Verpflegung ausgegeben hat, wird ihm gegen Nachweis (Belege, Rechnungen, Quittungen etc.) erstattet. Hier gilt als Obergrenze der Betrag, der maximal steuerfrei erstattet werden darf (= Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen).
Hinweis: Bei gemeinsamen Reisen mehrerer Kollegen darauf achten, dass jeder betroffene Mitarbeiter eigene Verpflegungsbelege zur Erstattung einreicht.
Übersicht über die aktuellen Verpflegungsmehraufwendungen:
http://www.steuernetz.de/spezial/reisekosten/auslandsreisekosten.pdf
Ausnahmen von dieser Regelung müssen vor Reise-Antritt mit dem jeweiligen Vorstand abgestimmt werden (bspw. ist es in einigen Ländern schwierig, immer eine Quittung für gekaufte Speisen oder im Restaurant zu bekommen).
3. Bewirtungskosten
Für die Abrechnung von Bewirtungskosten ist die Teilnahme eines betriebsfremden Geschäftspartners an dem abzurechnenden Essen erforderlich.
Kosten für Geschäftsessen, an denen ausschließlich Mitarbeiter unterschiedlicher 1&1-Tochtergesellschaften teilnehmen, werden nicht als Bewirtungskosten erstattet.
Detaillierte Angaben zu Art, Umfang und Preis der jeweils verzehrten Speisen und Getränke sind erforderlich. Das Finanzamt erkennt nur noch maschinell erstellte und registrierte Rechnungen als ausreichenden Nachweis an. Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:
- Ort der Bewirtung
- Tag der Bewirtung
- Namen der an der Bewirtung teilnehmenden Personen
- Betrieblicher Anlass der Bewirtung
- Höhe der Bewirtungskosten
- Auf Bewirtungsrechnungen über EUR 100,-- der Name der bewirtenden Person als Rechnungsempfänger
Auf der Rückseite der Rechnung gibt es ein Formular, in das die erforderlichen Angaben einzutragen sind. Wichtig ist außerdem, dass die Belege zeitnah ausgefüllt und vom Bewirtenden unterschrieben werden.
Sachbezugswerte:
Übernimmt der Arbeitgeber für den Mitarbeiter die Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise (also z. B. den Preis für das Frühstück bei Hotelübernachtungen, Mahlzeiten bei Messeveranstaltungen), Bewirtung von Geschäftspartnern oder einer Fortbildungsveranstaltung, sind diese als Arbeitslohn mit dem amtlichen Sachbezugswert für Mahlzeitengestellung anzusetzen. Dieser beträgt für ein Frühstück EUR 1,44, der Wert für ein Mittag-/Abendessen ist EUR 2,58. Die Versteuerung dieser Beträge erfolgt als geldwerter Vorteil über die Gehaltsabrechnung.
4. Übernachtungskosten
Kosten für Hotelübernachtungen werden bis zu max. EUR 150,-- pro Nacht zzgl. anfallender Steuern (im Ausland: entsprechender Gegenwert in Fremdwährung) erstattet.
5. Telefonkosten
Zur Erstattung von mit dem Privattelefon dienstlich geführten Gesprächen ist ein Einzelgesprächsnachweis erforderlich. Auf dem Nachweis sind die relevanten Telefonate zu markieren und auf dem Reisekostenabrechnungsformular in dem Feld „Telefonkosten“ die Summe der abzurechnenden Telefonkosten einzutragen.
6. Abrechnung/Auszahlungsmodalitäten
Wir führen 1 x pro Woche einen Zahlungslauf für Reisekosten durch. Eine zeitnahe Erstattung der Kosten ist also gewährleistet.. Die Reisekostenabrechnung muss spätestens einen Monat nach der Dienstreise vorliegen, damit eine steuerliche Anerkennung erfolgen kann.
Zur Erstattung der Reisekosten bitte die im Intranet hinterlegten Reisekostenformulare ausdrucken, ausfüllen, mit den entsprechenden Original-Belegen versehen, vom Vorgesetzten abzeichnen lassen und in der Personalabteilung abgeben.