Start/Om oss Vårt erbjudande Q&A Kontakta oss
 

Q&A: svar på de vanligaste frågorna om hur LevFlow fungerar

Vad kostar tjänsten?

Priserna varierar beroende på antalet fakturor som hanteras per år.

Hur vet jag att jag har fakturor att attestera i systemet?

Det skickas ett mail med en länk som talar om att du har fakturor att attestera, allt du behöver göra är att klicka på länken och attestera, ange kostnadsställe, projekt och i vissa fall kontera

Hur gör jag lättast för att meddela alla mina leverantörer att jag bytt faktureringsadress?

Som kund så får du dels etiketter där det framgår att faktureringsadressen är ändrad, du får även ett brev som du kan använda som mall till ett postalt utskick till dina leverantörer.

Om jag vill printa ut en faktura ur systemet, hur gör jag det?

Man kan när som helst printa ut en faktura ur systemet genom att klicka på ”skriv ut” symbolen.

Var lagras orginalfakturorna?

Orginalfakturorna spraras de första 3 månaderna i ett ”när” arkiv eftersom återsökning av orginaldokument är vanligast under denna tiden, efter 3 månader så flyttas orginalfakturorna till ett långtidsarkiv i 10 år. All hantering är sekretess och säkerhetsklassad.

Kan jag få tillgång till orginalfakturan?

Javisst, orginalfakturan skickas per post vid begäran.

Hur många fält tolkas vid scanningen?

Vi tolkar och läser 11st fält med information.

Hur fungerar attesteringen?

Som kund så anger man själv hur attestkedjan ser ut och vilka beloppsgränser som ska gälla. Man kan också ange vilka konton som valda attestanter kan kontera på.

Hur fungerar konteringen?

För att hitta rätt konto kan man söka på antingen kontonummer (om man vet vilket kontonummer man söker) eller namn, tex skriver man bil, så får man upp alla konton ur kontoplanen som har ordet *bil* i namnet. Sedan klickar man bara på önskat konto. Vid återkommande fakturor så är det föreslaget vilket konto som ska användas, du kan sjävklart ändra eller välja det föreslagna.

Vad innebär definitivbokning?

Definitivbokning är det sista som sker innan fakturan skickas in i affärssystemet och vidare till betalning. Vanligtvis så sköts definitivbokningen av någon på ekonomiavdelning som även kontrollerar att rätt konto är valt.

Hur lång tid tar installationen?

Installationen är enkel för de som behöver ha programvaran installerad (de som hanterar definitivbokningen).
För attestanterna behövs bara webversionen som inte kräver någon installation.

Om det tex ligger en följesedel tillsammans med fakturan, vad händer med den?

Allt som inte är fakturor scannas in och skickas via mail till kunden. Reklam och allt ovidkommande slängs direkt.

Jag har en leverantör som skickar sina fakturor elektroniskt, hur hantera systemet det?

Alla kunder får även en ”inkorg” i systemet så att leverantörer som skickar PDF-fakturor kan maila dessa direkt in i systemet för hantering.
Man anger bara mailadressen till sin ”inkorg”

Om jag vill söka efter en faktura i systemet, vilka olika sätt finns det för sökning?

Återsökning kan ske på en mängd olika sätt, referens och fakturanummer, leverantör, datum, belopp mm.

Vissa av våra fakturor är dubbelsidiga, hur fungerar det?

Inga problem, fakturan scannas på båda sidorna, vid fakturor på flera sidor sorteras de även i nummerordning.

Hur säkert är systemet?

Vi använder oss av 2048-bitars kryptering när det gäller kommunikationen via internet. Våra servrar finns i en datorhall som har höga säkerhetskrav.

Om en faktura är oläsbar vid scanningen, vad händer med den då?

Om en faktura är oläsbar så skickas den tillbaka till kund för åtgärd.

Vid revision skulle revisorn behöva söka fritt i systemet, är det möjligt?

Javisst, allt revisorn behöver är ett log-in till systemet.

Kvalité vid tolkning och verifiering?

Vi garanterar 99% säkerhet på fakturorna vi scannar.

 

 

 

 

Bizzum AB | Siriusvägen 14, 135 47 Tyresö
vxl: 08-514 816 50 | info@bizzum.se
© Bizzum AB 2013